مذكرة تخرج تقني سامي مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات

 عنوان المذكرة: مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات

المؤلف: محمد عبد الله

التخصص: تقني سامي في السكرتارية

السنة: 2023

المقدمة:

يعتبر الاجتماع أحد أهم أشكال التواصل في المؤسسات، حيث يتم استخدامه لتبادل المعلومات واتخاذ القرارات. وتلعب السكرتيرة دورًا مهمًا في تنظيم الاجتماعات، حيث تساهم في إنجاحه وتحقيق أهدافه.

تهدف هذه المذكرة إلى دراسة مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات. وتتناول المذكرة عدة جوانب، منها:

• مفهوم الاجتماع.
• أهمية الاجتماع.
• مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات.
• كيفية تطوير مهارات السكرتيرة في تنظيم الاجتماعات.

أهداف المذكرة:

• تعريف بمفهوم الاجتماع.
• شرح أهمية الاجتماع.
• دراسة مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات.
• تقديم طرق لتطوير مهارات السكرتيرة في تنظيم الاجتماعات.

الإطار النظري:

تتناول المذكرة عدة مفاهيم ونظريات متعلقة بالاجتماعات والسكرتارية، منها:

• مفهوم الاجتماع: هو اجتماع مجموعة من الأشخاص لمناقشة موضوع معين واتخاذ قرار بشأنه.
• أهمية الاجتماع: يساهم الاجتماع في تبادل المعلومات واتخاذ القرارات وحل المشكلات.
• مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات: تتمثل مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات في الآتي:
  • التخطيط والتنظيم.
  • التواصل الفعال.
  • إدارة الوقت.
  • حل المشكلات.
  • القدرة على التصرف في المواقف الطارئة.

المنهجية:

تم استخدام المنهج الوصفي في هذه الدراسة. وتم جمع البيانات من خلال البحث المكتبي والتجارب العملية.

النتائج:

تم تحليل مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات، وقدم الدراسة عدة فوائد لتنمية مهارات السكرتيرة في تنظيم الاجتماعات، منها:

• تحسين أداء السكرتيرة في العمل.
• زيادة فرص السكرتيرة في الترقية.
• تحقيق أهداف الاجتماعات.

التوصيات:

بناءً على نتائج الدراسة، تم تقديم عدة توصيات، منها:

• يجب على المؤسسات توفير برامج تدريبية للسكرتيرات لتنمية مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات.
• يجب على السكرتيرات السعي إلى تطوير مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات من خلال التعلم الذاتي والمشاركة في الدورات التدريبية.

الخاتمة:

قدمت هذه المذكرة تحليلًا لمهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات، وقدم الدراسة عدة فوائد لتنمية مهارات السكرتيرة في تنظيم الاجتماعات.

الملحقات:

• قائمة بالمهارات والقدرات التي يجب أن يمتلكها السكرتير الناجح في تنظيم الاجتماعات.

المراجع:

• [1] "السكرتارية"، أحمد عبد الله، دار المسيرة، 2019.
• [2] "إدارة الاجتماعات"، محمد أمين، دار النشر العلمي، 2020.
• [3] "السكرتارية التنفيذية"، عبد الله محمد، دار الكتاب العربي، 2021.

نصائح لإعداد مذكرة تخرج تقني سامي في السكرتارية حول مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات:

• احرص على اختيار موضوع واقعي وذي صلة بمجال الدراسة.
• اتبع خطوات إعداد مذكرة التخرج بعناية.
• احرص على جمع بيانات كافية وتحليلها بشكل صحيح.
• اكتب مذكرة تخرجك بلغة مناسبة.
• راجع مذكرة تخرجك بعناية قبل التسليم.

ملاحظات:

• يمكن للطالب الاستعانة بأدوات التكنولوجيا الرقمية في تنظيم الاجتماعات.
• يمكن للطالب استخدام نماذج وأدوات جاهزة لتنظيم الاجتماعات.

فيما يلي بعض العناوين الأخرى لمذكرات التخرج في مجال السكرتارية حول مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات:

• أثر استخدام التكنولوجيا الرقمية في تنظيم الاجتماعات.
• دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات.
• تحديات السكرتيرات في تنظيم الاجتماعات.

بالإضافة إلى هذه المواضيع، يمكن للطالب اختيار موضوع متعلق بتخصصه الدقيق في السكرتارية، مثل السكرتارية الإدارية أو السكرتارية التنفيذية.

المحتوى:

المقدمة:

تعتبر مهارات السكرتيرة في تنظيم الاجتماعات من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها السكرتير الناجح. حيث تلعب السكرتيرة دورًا مهمًا في إدارة الاجتماعات، حيث تساهم في إنجاحه وتحقيق أهدافه.

الإطار النظري:

مفهوم الاجتماع:

هو اجتماع مجموعة من الأشخاص لمناقشة موضوع معين واتخاذ قرار بشأنه.

أهمية الاجتماع:

يساهم الاجتماع في تبادل المعلومات واتخاذ القرارات وحل المشكلات.

مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات:

تتمثل مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات في الآتي:

• التخطيط والتنظيم:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على تحديد أهداف الاجتماع وإعداد خطة لتحقيقها، وتحديد الوقت والمكان المناسبين للاجتماع، وإعداد قائمة المدعوين، وإعداد جدول أعمال الاجتماع.

• التواصل الفعال:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على التواصل الفعال مع جميع المشاركين في الاجتماع، وفهم احتياجاتهم، ونقل المعلومات إليهم بطريقة واضحة ومفهومة.

• إدارة الوقت:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال خلال الاجتماع، وضمان عدم تجاوز الوقت المحدد للاجتماع.

• حل المشكلات:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على حل المشكلات التي قد تنشأ أثناء الاجتماع، وضمان استمرار الاجتماع بسلاسة.

• القدرة على التصرف في المواقف الطارئة:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة التي قد تحدث أثناء الاجتماع، وضمان عدم تعطيل سير الاجتماع.

المنهجية:

تم استخدام المنهج الوصفي في هذه الدراسة. وتم جمع البيانات من خلال البحث المكتبي والتجارب العملية.

النتائج:

تم تحليل مهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات، وقدم الدراسة عدة فوائد لتنمية مهارات السكرتيرة في تنظيم الاجتماعات، منها:

• تحسين أداء السكرتيرة في العمل.
• زيادة فرص السكرتيرة في الترقية.
• تحقيق أهداف الاجتماعات.

التوصيات:

بناءً على نتائج الدراسة، تم تقديم عدة توصيات، منها:

• يجب على المؤسسات توفير برامج تدريبية للسكرتيرات لتنمية مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات.
• يجب على السكرتيرات السعي إلى تطوير مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات من خلال التعلم الذاتي والمشاركة في الدورات التدريبية.

الخاتمة:

قدمت هذه المذكرة تحليلًا لمهارات السكرتيرة المطلوبة في تنظيم الاجتماعات، وقدم الدراسة عدة فوائد لتنمية مهارات السكرتيرة في تنظيم الاجتماعات.

المحتوى:

المهارات الأساسية لتنظيم الاجتماعات:

تتمثل المهارات الأساسية لتنظيم الاجتماعات في الآتي:

• تحديد أهداف الاجتماع:

يجب على السكرتيرة تحديد أهداف الاجتماع قبل البدء في تنظيمه، وذلك لضمان أن يكون الاجتماع فعالًا ويحقق أهدافه.

• إعداد جدول أعمال الاجتماع:

يجب على السكرتيرة إعداد جدول أعمال الاجتماع يوضح الموضوعات التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع، ومدة كل موضوع.

• دعوة المشاركين:

يجب على السكرتيرة دعوة الأشخاص المناسبين للاجتماع، وذلك بناءً على أهداف الاجتماع.

• إعداد الوثائق اللازمة للاجتماع:

يجب على السكرتيرة إعداد الوثائق اللازمة للاجتماع، مثل التقارير والعروض التقديمية.

• إدارة الاجتماع:

يجب على السكرتيرة إدارة الاجتماع بشكل فعال، وذلك من خلال التأكد من أن الاجتماع يسير بسلاسة، وضمان مشاركة جميع المشاركين، وحل المشكلات التي قد تنشأ أثناء الاجتماع.

مهارات إضافية لتنظيم الاجتماعات:

بالإضافة إلى المهارات الأساسية، هناك بعض المهارات الإضافية التي يمكن أن تساعد السكرتيرة على تنظيم الاجتماعات بكفاءة، ومنها:

• مهارات التواصل الفعال:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على التواصل الفعال مع جميع المشاركين في الاجتماع، وفهم احتياجاتهم، ونقل المعلومات إليهم بطريقة واضحة ومفهومة.

• مهارات حل المشكلات:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على حل المشكلات التي قد تنشأ أثناء الاجتماع، وضمان استمرار الاجتماع بسلاسة.

• مهارات إدارة الوقت:

تتمثل هذه المهارة في القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال خلال الاجتماع، وضمان عدم تجاوز الوقت المحدد للاجتماع.

• مهارات استخدام التكنولوجيا:

تساعد التكنولوجيا السكرتيرة على تنظيم الاجتماعات بشكل أكثر كفاءة، حيث يمكن استخدامها لإعداد جدول أعمال الاجتماع، ودعوة المشاركين، ومشاركة.