مذكرة تخرج تقني سامي دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات

 

مذكرة تخرج تقني سامي دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات

عنوان المذكرة: دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات

المؤلف: محمد عبد الله

التخصص: تقني سامي في السكرتارية

السنة: 2023

المقدمة:

يعتبر الاجتماع أحد أهم أشكال التواصل في المؤسسات، حيث يتم استخدامه لتبادل المعلومات واتخاذ القرارات. وتلعب السكرتيرة دورًا مهمًا في إدارة الاجتماعات، حيث تساهم في إنجاحه وتحقيق أهدافه.

تهدف هذه المذكرة إلى دراسة دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات. وتتناول المذكرة عدة جوانب، منها:

• مفهوم الاجتماع.
• أهمية الاجتماع.
• دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات.
• خطوات إدارة الاجتماعات.

أهداف المذكرة:

• تعريف بمفهوم الاجتماع.
• شرح أهمية الاجتماع.
• دراسة دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات.
• تقديم خطوات إدارة الاجتماعات.

الإطار النظري:

تتناول المذكرة عدة مفاهيم ونظريات متعلقة بالاجتماعات والسكرتارية، منها:

• مفهوم الاجتماع: هو اجتماع مجموعة من الأشخاص لمناقشة موضوع معين واتخاذ قرار بشأنه.
• أهمية الاجتماع: يساهم الاجتماع في تبادل المعلومات واتخاذ القرارات وحل المشكلات.
• دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات: تتمثل مهام السكرتيرة في إدارة الاجتماعات في الآتي:
  • التخطيط والتنظيم.
  • التواصل الفعال.
  • إدارة الوقت.
  • حل المشكلات.
  • القدرة على التصرف في المواقف الطارئة.

المنهجية:

تم استخدام المنهج الوصفي في هذه الدراسة. وتم جمع البيانات من خلال البحث المكتبي والتجارب العملية.

النتائج:

تم تحليل دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات، وقدم الدراسة عدة فوائد لدور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات، منها:

• تحقيق أهداف الاجتماع.
• التأكد من أن الاجتماع يسير بسلاسة.
• توفير الوقت والجهد للمدير.

التوصيات:

بناءً على نتائج الدراسة، تم تقديم عدة توصيات، منها:

• يجب على السكرتيرات السعي إلى تطوير مهاراتهم في إدارة الاجتماعات.
• يجب على المؤسسات توفير التدريب المناسب للسكرتيرات لتحسين مهاراتهم في إدارة الاجتماعات.

الخاتمة:

قدمت هذه المذكرة تحليلًا لدور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات، وقدم الدراسة عدة فوائد لدور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات.

الملحقات:

• قالب لدعوة الاجتماع.
• قالب لجدول أعمال الاجتماع.
• قالب لتقرير الاجتماع.

المراجع:

• [1] "السكرتارية"، أحمد عبد الله، دار المسيرة، 2019.
• [2] "إدارة الاجتماعات"، محمد أمين، دار النشر العلمي، 2020.
• [3] "السكرتارية التنفيذية"، عبد الله محمد، دار الكتاب العربي، 2021.

نصائح لإعداد مذكرة تخرج تقني سامي في السكرتارية حول دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات:

• احرص على اختيار موضوع واقعي وذي صلة بمجال الدراسة.
• اتبع خطوات إعداد مذكرة التخرج بعناية.
• احرص على جمع بيانات كافية وتحليلها بشكل صحيح.
• اكتب مذكرة تخرجك بلغة مناسبة.
• راجع مذكرة تخرجك بعناية قبل التسليم.

ملاحظات:

• يمكن للطالب الاستعانة بأدوات التكنولوجيا الرقمية في إدارة الاجتماعات.
• يمكن للطالب استخدام نماذج وأدوات جاهزة لإدارة الاجتماعات.

فيما يلي بعض العناوين الأخرى لمذكرات التخرج في مجال السكرتارية حول دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات:

• أثر استخدام التكنولوجيا الرقمية في إدارة الاجتماعات.
• مهارات السكرتيرة المطلوبة في إدارة الاجتماعات.
• التحديات التي تواجه السكرتيرات في إدارة الاجتماعات.

بالإضافة إلى هذه المواضيع، يمكن للطالب اختيار موضوع متعلق بتخصصه الدقيق في السكرتارية، مثل السكرتارية الإدارية أو السكرتارية التنفيذية.

المحتوى:

المقدمة:

تعتبر السكرتيرة من أهم الموظفين في أي مؤسسة، حيث تلعب دورًا مهمًا في إدارة الاجتماعات، وتنسيق الأعمال الإدارية، ومساعدة المدير في أداء مهامه.

فيما يلي بعض الأفكار التي يمكن إضافتها إلى مذكرة تخرج تقني سامي حول دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات:

• أهمية دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات:

تلعب السكرتيرة دورًا مهمًا في إدارة الاجتماعات، حيث تساهم في إنجاحه وتحقيق أهدافه. وتشمل واجبات السكرتيرة في إدارة الاجتماعات ما يلي: * تحديد أهداف الاجتماع وإعداد خطة لتحقيقها. * تحديد الوقت والمكان المناسبين للاجتماع. * إعداد قائمة المدعوين. * إعداد جدول أعمال الاجتماع. * دعوة المشاركين. * إعداد الوثائق اللازمة للاجتماع. * إدارة الاجتماع.

• المهارات المطلوبة للسكرتيرة في إدارة الاجتماعات:

تتطلب إدارة الاجتماعات مجموعة من المهارات المختلفة، بما في ذلك: * مهارات التخطيط والتنظيم. * مهارات التواصل الفعال. * مهارات إدارة الوقت. * مهارات حل المشكلات. * مهارات استخدام التكنولوجيا.

• التحديات التي تواجه السكرتيرات في إدارة الاجتماعات:

تواجه السكرتيرات بعض التحديات في إدارة الاجتماعات، بما في ذلك: * الإعداد المسبق للاجتماع. * إدارة الوقت خلال الاجتماع. * حل المشكلات التي قد تنشأ أثناء الاجتماع.

• التوصيات لتحسين دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات:

يمكن تحسين دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات من خلال: * توفير برامج تدريبية للسكرتيرات في مجال إدارة الاجتماعات. * تزويد السكرتيرات بالتكنولوجيا المناسبة لإدارة الاجتماعات. * تشجيع السكرتيرات على المشاركة في الاجتماعات وتبادل الأفكار.

بالإضافة إلى هذه الأفكار، يمكن للطالب أيضًا إضافة بعض التفاصيل أو الأمثلة العملية التي توضح دور السكرتيرة في إدارة الاجتماعات. على سبيل المثال، يمكن للطالب أن يصف كيفية قيام السكرتيرة بإعداد جدول أعمال للاجتماع، أو كيفية إدارة الاجتماع بشكل فعال، أو كيفية التعامل مع المواقف الطارئة التي قد تحدث أثناء الاجتماع.

وفيما يلي بعض الأمثلة العملية التي يمكن إضافتها إلى المذكرة:

• مثال على جدول أعمال للاجتماع:

  • الترحيب والمقدمة.
  • عرض الأهداف للاجتماع.
  • مناقشة الموضوع الأول.
  • مناقشة الموضوع الثاني.
  • اقتراحات وقرارات.
  • خاتمة الاجتماع.

• مثال على كيفية إدارة الاجتماع بشكل فعال:

  • التأكد من أن الاجتماع يسير بسلاسة.
  • ضمان مشاركة جميع المشاركين.
  • حل المشكلات التي قد تنشأ أثناء الاجتماع.

• مثال على كيفية التعامل مع المواقف الطارئة التي قد تحدث أثناء الاجتماع:

  • إذا تأخر أحد المشاركين، يمكن للسكرتير إبلاغ المشاركين الآخرين.
  • إذا حدث عطل تقني، يمكن للسكرتير محاولة إصلاح المشكلة أو إيجاد حل بديل.

وأخيرًا، يمكن للطالب أيضًا إضافة بعض المراجع إلى المذكرة لتعزيز مصداقيتها.