القائمة الرئيسية

الصفحات

مذكرة تخرج تقني سامي في السكرتارية حول مهارة السكرتارية في تنظيم الاجتماعات

 عنوان المذكرة: مهارة السكرتارية في تنظيم الاجتماعات

مقدمة:

تعتبر مهارة تنظيم الاجتماعات من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها السكرتير أو السكرتيرة، حيث أنها تتطلب مهارات تنظيمية وإدارية وتواصلية عالية. ويعد الاجتماع من أهم الأدوات الإدارية التي تستخدم لتبادل المعلومات واتخاذ القرارات وحل المشكلات.

أهداف المذكرة:

تهدف هذه المذكرة إلى توضيح أهمية مهارة تنظيم الاجتماعات بالنسبة للسكرتارية، وإلى التعرف على الخطوات اللازمة لتنظيم الاجتماعات بفاعلية.

المحتوى:

أهمية مهارة تنظيم الاجتماعات:

تعد مهارة تنظيم الاجتماعات من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها السكرتير أو السكرتيرة، وذلك لعدة أسباب، منها:

  • اتساعد السكرتير أو السكرتيرة على إدارة الوقت بشكل فعال، وذلك من خلال تحديد المواعيد المناسبة للاجتماعات وإعداد جدول زمني لها.
  • تساعد السكرتير أو السكرتيرة على توفير الوقت والجهد للمشاركين في الاجتماعات، وذلك من خلال إعداد جدول أعمال للاجتماع وتوزيعه على المشاركين مسبقًا.
  • تساعد السكرتير أو السكرتيرة على تحقيق أهداف الاجتماعات، وذلك من خلال التأكد من مشاركة جميع المشاركين في الاجتماع ومناقشة الموضوعات المطروحة بشكل فعال.
خطوات تنظيم الاجتماعات:

يمكن تنظيم الاجتماعات بفاعلية من خلال اتباع الخطوات التالية:

1.تحديد الغرض من الاجتماع:

يعد تحديد الغرض من الاجتماع هو الخطوة الأولى والأكثر أهمية في عملية تنظيم الاجتماعات. حيث يساعد ذلك السكرتير أو السكرتيرة على تحديد الموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع والأشخاص الذين يجب دعوتهم للاجتماع.

2.تحديد المشاركين في الاجتماع:

يجب تحديد الأشخاص الذين يجب دعوتهم للاجتماع بناءً على الغرض من الاجتماع. حيث يجب أن يكون جميع المشاركين ذوي صلة بالموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع.

3.تحديد موعد الاجتماع:

يجب تحديد موعد الاجتماع بناءً على توافر المشاركين وجدول أعمال الاجتماع.

4.تحديد مكان الاجتماع:

يجب اختيار مكان الاجتماع المناسب لمناقشة الموضوعات المطروحة.

5.إعداد جدول أعمال للاجتماع:

يجب إعداد جدول أعمال للاجتماع يتضمن جميع الموضوعات التي سيتم مناقشتها.

6.إرسال الدعوات للاجتماع:

يجب إرسال الدعوات للاجتماع مسبقًا إلى المشاركين مع جدول أعمال الاجتماع.

7. متابعة المشاركين في الاجتماع:

يجب متابعة المشاركين في الاجتماع قبل موعد الاجتماع للتأكد من حضورهم.

8. إعداد الأوراق والمستندات اللازمة للاجتماع:

يجب إعداد الأوراق والمستندات اللازمة للاجتماع قبل موعد الاجتماع لتوزيعها على المشاركين.

9. تسجيل الاجتماع:

قد يكون من الضروري تسجيل الاجتماع للحفاظ على السجل والوثائق المتعلقة باجتماع.

10. متابعة نتائج الاجتماع:

يجب متابعة نتائج الاجتماع وتنفيذ القرارات التي تم اتخاذها.

الخاتمة:

تعد مهارة تنظيم الاجتماعات من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها السكرتير أو السكرتيرة، حيث أنها تساعد على إدارة الوقت بشكل فعال وتوفير الوقت والجهد للمشاركين في الاجتماعات وتحقيق أهداف الاجتماعات.

  • فيس بوك
  • بنترست
  • تويتر
  • واتس اب
  • لينكد ان
  • بريد
author-img
osman

إظهار التعليقات
  • تعليق عادي
  • تعليق متطور
  • عن طريق المحرر بالاسفل يمكنك اضافة تعليق متطور كتعليق بصورة او فيديو يوتيوب او كود او اقتباس فقط قم بادخال الكود او النص للاقتباس او رابط صورة او فيديو يوتيوب ثم اضغط على الزر بالاسفل للتحويل قم بنسخ النتيجة واستخدمها للتعليق